Sono semplici da spiegare, facili da distribuire e, soprattutto, rispondono a un bisogno concreto: offrire un riconoscimento percepito come utile da persone diverse tra loro, con abitudini e necessità che non coincidono. In più, per molte aziende rappresentano un punto d’incontro tra motivazione interna e gestione amministrativa, perché si prestano a iniziative snelle, misurabili e replicabili. Il loro utilizzo non riguarda soltanto il “regalo” di fine anno: entra in programmi di premialità, onboarding, campagne di incentivazione e iniziative di benessere organizzativo. Capire perché funzionano aiuta a usarli meglio, evitando errori comuni e massimizzando l’impatto sul clima aziendale.
Un beneficio che piace perché lascia libertà
Il primo vantaggio dei buoni regalo è psicologico prima ancora che operativo: trasferiscono potere decisionale a chi li riceve. Un premio in denaro è immediato, ma spesso viene assorbito nel bilancio familiare senza creare un ricordo positivo collegato all’azienda. Un voucher, invece, invita a scegliere, e la scelta rende l’esperienza più “personale”. È una differenza sottile, ma importante quando l’obiettivo è il coinvolgimento: sentirsi riconosciuti non dipende solo dall’importo, dipende dal modo in cui quel riconoscimento viene vissuto.
Dal punto di vista organizzativo, inoltre, la libertà di utilizzo riduce il rischio di “benefit inutili”: ciò che per un dipendente è un vantaggio, per un altro può essere irrilevante. La carta regalo o il buono acquisto, se ben progettati, limitano questa frizione perché non impongono un’unica destinazione.
Incentivi, premi e welfare: la differenza che conta per l’azienda
Nel linguaggio quotidiano si tende a mettere tutto nello stesso calderone, ma in azienda “premio”, “incentivo” e “welfare” non sono sinonimi. Un buono regalo può essere usato come strumento di premialità, ad esempio per un risultato raggiunto, per la fidelizzazione o per un anniversario aziendale; può anche entrare in un piano più ampio di welfare se è inserito in un impianto coerente, con regole di accesso e finalità definite.
Qui la distinzione diventa pratica: quando un benefit rientra nelle previsioni del Testo Unico delle Imposte sui Redditi (TUIR), cambiano le modalità con cui si gestiscono tassazione e contributi. L’articolo 51 del TUIR è il riferimento generale per la determinazione del reddito da lavoro dipendente e per l’inquadramento di molte utilità riconosciute ai lavoratori.
In altre parole, non è “il buono” in sé a fare la differenza, ma il contesto: come viene assegnato, a chi, con quale finalità e secondo quali regole.
La cornice fiscale: cosa sapere senza impantanarsi
Molti professionisti si avvicinano ai buoni regalo con una domanda semplice: “Conviene rispetto a un premio in busta paga?”. La risposta dipende da obiettivi e configurazione, ma c’è un punto fermo: il TUIR disciplina in modo preciso quando beni e servizi possono non concorrere a formare reddito imponibile, entro limiti e condizioni.
Un aspetto spesso sottovalutato riguarda l’effetto soglia: in alcune ipotesi previste dalla normativa, se si supera il limite di non imponibilità, l’intero valore può diventare imponibile. È una regola che rende fondamentale la pianificazione, perché un importo “appena oltre” può trasformarsi in un costo fiscale inatteso.
Altro tema: lo strumento può essere erogato anche tramite documenti di legittimazione (cartacei o elettronici) secondo quanto previsto dal TUIR, e questo aiuta a strutturare iniziative standardizzate e tracciabili.
Poiché limiti e dettagli applicativi possono essere aggiornati nel tempo da interventi normativi e prassi, la regola di buon senso è affiancare alla scelta del benefit un confronto con chi gestisce paghe e consulenza del lavoro, soprattutto quando si costruisce un piano annuale e non una singola iniziativa.
I numeri spiegano perché non è una moda passeggera
Se i buoni regalo fossero soltanto una tradizione “di cortesia”, la loro presenza in azienda diminuirebbe. Succede il contrario, e i dati di mercato aiutano a capire perché. Sul fronte internazionale, la crescita delle carte regalo digitali è molto sostenuta: Allied Market Research stima un mercato globale delle digital gift card pari a 341,9 miliardi di dollari nel 2022, con una proiezione a 1,5 trilioni entro il 2032.
Anche osservatori di settore segnalano dinamiche robuste nelle vendite: nel report UKGCVA relativo al primo semestre 2024, le vendite like-for-like risultano in crescita del 9,5% rispetto al primo semestre 2023, con un incremento “rolling year” dell’8,3%.
Sul versante italiano, l’adozione del welfare aziendale è ormai diffusa anche tra le piccole e medie imprese: il Rapporto Welfare Index PMI 2024 indica che il 75% delle PMI ha un livello almeno medio di welfare aziendale e che la quota di imprese con livello alto o molto alto è aumentata dal 10,3% (2016) al 33,3%.
Letti insieme, questi numeri raccontano un’evoluzione: cresce l’attenzione al benessere organizzativo e, dentro questo scenario, strumenti semplici e flessibili come i buoni regalo trovano spazio perché rispondono a esigenze concrete e misurabili.
Esempi d’uso che funzionano davvero, oltre al “regalo di Natale”
Quando un’azienda decide di usare buoni regalo aziendali, il rischio è fermarsi a un gesto standard. In realtà, l’efficacia aumenta quando lo strumento è collegato a un momento chiaro della vita lavorativa. Funziona bene nell’onboarding, perché può diventare un “benvenuto” che abbatte subito la distanza tra persona e organizzazione. È utile nei passaggi di carriera o al termine di un progetto impegnativo, perché rende tangibile il riconoscimento senza appesantire la gestione di premi variabili.
Un altro caso pratico riguarda le iniziative di retention: per alcune figure difficili da sostituire, piccoli segnali regolari incidono sul senso di appartenenza più di quanto si immagini. E ci sono contesti in cui un buono è preferibile per ragioni di rapidità: pensiamo a reparti distribuiti su più sedi, a turnazioni, a team in smart working o a campagne di incentivazione con tempistiche strette.
La regola è collegare sempre l’erogazione a un messaggio chiaro: “per cosa” viene dato. Senza questa cornice narrativa, anche il benefit più utile rischia di diventare un automatismo.
Dal cartaceo al digitale: controllo, tracciabilità e meno attriti
La trasformazione digitale ha cambiato anche il modo in cui i buoni regalo vengono gestiti. Il formato elettronico riduce tempi di distribuzione e semplifica la logistica, ma soprattutto aiuta le aziende a tenere ordine: tracciabilità delle assegnazioni, reportistica, gestione di scadenze e riemissioni. Questo aspetto è centrale per chi lavora in HR e amministrazione: il benefit non deve diventare una “pratica in più”, deve integrarsi nel flusso.
C’è poi un tema di sicurezza e di esperienza utente. La fruizione digitale, se ben progettata, limita smarrimenti e riduce le richieste di assistenza. In parallelo, l’ampiezza dei circuiti convenzionati incide sulla percezione del valore: più opzioni reali ha il dipendente, più il benefit viene interpretato come attento ai bisogni individuali.
Come scegliere lo strumento giusto e impostare un programma sostenibile
Chi deve decidere spesso si pone domande molto pratiche: “Meglio un circuito ampio o un set di partner selezionati?”, “Quanto conta l’assistenza?”, “Come evito che diventi un costo fisso senza ritorno?”. Le risposte dipendono dal tipo di popolazione aziendale e dagli obiettivi. Se lo scopo è un premio “trasversale”, la copertura territoriale e la varietà di categorie merceologiche contano più del brand. Se invece l’iniziativa è legata a valori (salute, famiglia, cultura), può avere senso una scelta più mirata.
In questo panorama operano anche provider strutturati di servizi di welfare: welfare Pellegrini, ad esempio, propone soluzioni per aziende e lavoratori con un’impostazione orientata alla sostenibilità e una piattaforma che integra diversi benefit; tra i prodotti disponibili rientrano i buoni regalo Pellegrini, utilizzabili in una rete di esercizi convenzionati e pensati per iniziative di motivazione e fidelizzazione.
Al di là del fornitore, ci sono due accortezze che rendono il programma solido nel tempo: la prima è misurare cosa cambia dopo l’introduzione del benefit (adesione, feedback, tasso di utilizzo); la seconda è comunicare bene le regole, perché molte incomprensioni nascono non dallo strumento, ma da come viene presentato.
Quando conviene davvero e come farlo percepire come un valore
Nelle aziende più piccole la scelta dei buoni regalo funziona spesso per un motivo concreto: permette di introdurre un benefit senza dover costruire subito un piano articolato, con procedure lunghe o strumenti difficili da gestire. È una soluzione “scalabile”: si può partire con un’iniziativa semplice, capire come reagiscono le persone, misurare l’utilizzo e raccogliere feedback, per poi decidere se ampliare il ventaglio dei benefit o mantenere un modello essenziale ma stabile. Il fatto che il welfare sia sempre più presente anche nelle PMI, come mostra il Welfare Index PMI, aiuta a leggere questo passaggio come una tendenza strutturale e non come un esperimento isolato.
La riuscita, però, non dipende solo dallo strumento. Conta moltissimo il modo in cui viene inserito nella vita aziendale. Se il buono arriva “a sorpresa” senza una motivazione chiara, rischia di essere percepito come un gesto standard o, peggio, come qualcosa di casuale. Quando invece l’assegnazione è collegata a criteri comprensibili e comunicati in modo lineare, l’effetto cambia: diventa un segnale di attenzione credibile. Anche pochi dettagli fanno la differenza, come spiegare se si tratta di un ringraziamento per un risultato, di un riconoscimento legato alla continuità, oppure di un’iniziativa pensata per sostenere il benessere quotidiano. In questo scenario, una comunicazione breve ma precisa — perché viene dato, come usarlo, a chi chiedere supporto — evita incomprensioni e rende l’esperienza più positiva. Se questi elementi sono curati, il buono regalo non resta un semplice “omaggio”: si trasforma in un gesto coerente con la cultura dell’azienda e con il modo in cui sceglie di valorizzare le persone.
