È finalmente tempo di vacanze per 29 milioni di italiani, di cui 3 milioni soltanto in Piemonte. Alcuni sono già rientrati dalle loro destinazioni, altri, invece, preferiscono aspettare la bassa stagione per sfuggire alle orde di turisti che popolano le spiagge durante i mesi di luglio e agosto. Tra le mete nazionali preferite per quest’anno vi sono Toscana, Sicilia, Sardegna e Puglia. Qualunque sia la tua scelta, che si tratti del Belpaese o di un viaggio oltre confine, per goderti appieno il relax è fondamentale completare alcune operazioni di lavoro prima della partenza.
Quali? Ecco una lista.
Pianificare il lavoro da svolgere e delegare attività
Prima di lasciare l’ufficio, è indispensabile realizzare un’attenta revisione delle attività in corso per evitare l’emergere di imprevisti durante la tua assenza, che non ti permettano di staccare dal lavoro al 100%. A tal fine, è consigliabile stilare un elenco dei compiti da realizzare, individuando quelli che devono essere completati tassativamente prima della partenza.
Qualora non fosse possibile, è opportuno delegare alcune responsabilità ai colleghi, fornendo loro le informazioni necessarie per svolgere le attività assegnategli in maniera efficiente. Questo contribuirà a garantire la continuità del lavoro, evitando l'accumularsi di problemi che potrebbero rendere il rientro un autentico incubo.
Configurare un messaggio di assenza
Un aspetto spesso sottovalutato ma di grande importanza è la configurazione di un messaggio di assenza sulla propria e-mail aziendale. Impostare una risposta automatica è un gesto di cortesia e professionalità, che permette di mantenere una comunicazione efficace anche durante la propria assenza. Il messaggio dev’essere breve e conciso, e indicare in maniera chiara le date in cui non sarai disponibile. È inoltre preferibile fornire un contatto di emergenza per la gestione di possibili urgenze.
Informare clienti e fornitori
Persino se hai intenzione di impostare un messaggio di risposta automatica, è comunque raccomandabile comunicare in anticipo le date in cui non sarai disponibile a tutti coloro con cui sei in contatto quotidianamente o che potrebbero aver bisogno di interagire con te durante quel periodo. Invia un’email o fai una telefonata ai clienti e ai fornitori con cui hai rapporti frequenti, per permettere loro di programmare eventuali richieste o consegne, senza dover attendere il tuo ritorno.
Controllare eventuali scadenze
Infine, non dimenticare di controllare possibili scadenze imminenti, quali pagamenti, consegne o riunioni importanti. Se possibile, cerca di anticipare o posticipare gli impegni per evitare che coincidano con il periodo in cui sei in ferie.
Un'altra buona prassi è quella di fare in modo che il rientro al lavoro avvenga gradualmente. Sarebbe ideale evitare di rientrare in una giornata piena di impegni, ma questo è piuttosto difficile da prevedere. Al tuo rientro, cerca comunque di dedicare qualche ora o, meglio ancora, un'intera giornata a rimetterti al passo con le e-mail, pianificare le attività in sospeso e riprendere i contatti con clienti e fornitori.
Con una buona organizzazione, il cliente continuerà a usufruire di un servizio eccellente e tu potrai goderti le tanto attese ferie, ricaricare le batterie e tornare al lavoro in tutta tranquillità!
