La gestione dei viaggi d’affari sta subendo un’evoluzione significativa, con nuove dinamiche che stanno trasformando il modo in cui le aziende pianificano gli spostamenti professionali.
Quando si parla di Business Travel, si fa riferimento ai viaggi effettuati esclusivamente per motivi lavorativi. Il concetto di Bleisure, invece, unisce l’ambito professionale al tempo libero, offrendo ai viaggiatori l’opportunità di prolungare la permanenza per finalità personali. Il Turismo d’affari, poi, comprende la partecipazione a eventi, meeting e fiere internazionali, coniugando l’impegno lavorativo con attività di networking.
Una corretta gestione del Business Travel, in ogni caso, consente non solo di migliorare l’efficienza organizzativa, ma anche di ottimizzare i costi e tutelare il benessere e la sicurezza dei collaboratori. Vediamo di scoprire subito, allora, le strategie e le best practice per pianificare in maniera efficace gli spostamenti lavorativi.
I passaggi fondamentali per organizzare un Business Travel
Una pianificazione strutturata è essenziale per gestire al meglio ogni viaggio aziendale, limitando le criticità e ottimizzando tempo e risorse. Ecco i cinque elementi chiave da considerare:
1. Obiettivi del viaggio
La definizione degli obiettivi è il primo passo per strutturare correttamente un Business Travel. Che si tratti di una visita a un cliente, di un incontro con un partner o della partecipazione a un evento, chiarire la finalità consente di pianificare le attività e valutare i risultati ottenuti.
2. Pianificazione del budget
Uno degli aspetti prioritari è la definizione di un budget accurato, che includa spese per trasporto, pernottamento, pasti e altre voci accessorie. È importante considerare l’equilibrio economico dell’iniziativa e tenere conto di eventuali costi imprevisti. Un budget ben costruito contribuisce a una gestione finanziaria consapevole.
3. Selezione di trasporti e alloggi
La scelta di mezzi di trasporto e sistemazioni adeguate incide notevolmente sull’efficienza del viaggio. Scegliere hotel vicini ai luoghi degli appuntamenti o dotati di servizi utili come Wi-Fi veloce e spazi per meeting può fare la differenza. In termini di trasporti, sono da preferire soluzioni rapide e dirette, come voli senza scali o treni ad alta velocità.
4. Tempistiche e programmazione
Il tempismo è determinante per il buon esito di un viaggio d’affari. Organizzare con anticipo consente di accedere a tariffe vantaggiose e ottenere maggiore flessibilità. Inoltre, seguire un’agenda precisa aiuta a evitare ritardi o sovrapposizioni, ottimizzando ogni momento.
5. Sicurezza e copertura assicurativa
La tutela della sicurezza dei dipendenti in trasferta è imprescindibile. È quindi fondamentale predisporre un’assicurazione che copra eventuali emergenze mediche, cancellazioni o ritardi. Altrettanto importante è informarsi su condizioni sanitarie e politiche del paese di destinazione.
La Travel Policy: che cos’è e perché serve
La Travel Policy è l’insieme di norme e indicazioni adottate dall’azienda per regolamentare i viaggi di lavoro. Al suo interno vengono stabiliti criteri specifici riguardanti fornitori, modalità di trasporto, tetti di spesa e flussi autorizzativi. Una policy ben strutturata favorisce il contenimento dei costi, la coerenza organizzativa e una gestione più sicura e conforme.
Tra i principali elementi che caratterizzano una Travel Policy efficace troviamo:
Trasparenza nei processi di approvazione.
Linee guida per la selezione di hotel e mezzi di trasporto.
Limiti di spesa definiti.
Procedure per emergenze e assistenza.
Business Travel e tecnologia: la gestione con SAP Concur
Per una gestione moderna ed efficiente dei viaggi aziendali è fondamentale adottare strumenti all’avanguardia, come Concur Travel, Concur Expense e Concur Request. SAP Concur è una piattaforma specializzata nel Travel Management, pensata per automatizzare i processi legati all’organizzazione, prenotazione e monitoraggio delle trasferte aziendali.
I principali vantaggi offerti da SAP Concur includono:
Centralizzazione delle prenotazioni di voli, alloggi e trasporti.
Controllo in tempo reale delle spese sostenute.
Allineamento con le Travel Policy aziendali.
Supporto continuo ai dipendenti, anche in caso di variazioni o emergenze.
Una gestione strategica del Business Travel, del resto, rappresenta oggi un elemento chiave per l’efficienza aziendale. Utilizzare soluzioni adeguate e curare con attenzione ogni fase del processo permette di contenere i costi, tutelare i collaboratori e garantire viaggi produttivi e ben organizzati.
