Lavoro ibrido, tra casa e ufficio cambia l’organizzazione della settimana

La settimana lavorativa di oltre 3,5 milioni di italiani si svolge almeno in parte lontano dall’ufficio. Secondo la ricerca 2025 dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, i lavoratori da remoto sono circa 3.575.000, in aumento dello 0,6% rispetto all’anno precedente. Un’organizzazione che rende necessario coordinare presenze, riunioni e attività da svolgere in autonomia. La questione riguarda anche gli studi professionali e le piccole imprese del territorio, dove un appuntamento con un cliente può alternarsi a un sopralluogo o a una giornata da casa. La stessa ricerca segnala che nelle Pmi il lavoro da remoto è spesso gestito attraverso accordi informali. In questi casi, rendere visibili gli impegni e chiarire le disponibilità dei colleghi diventa particolarmente importante. La diffusione varia molto secondo il contesto: l’Osservatorio rileva iniziative di lavoro agile nel 95% delle grandi imprese e nel 67% delle pubbliche amministrazioni. Una differenza che incide sulle procedure disponibili e sul grado di autonomia nell’organizzare le giornate. Il problema più concreto è la frammentazione. Una consegna compare in una mail, un incontro viene fissato in chat, un’attività resta annotata su un foglio. Ricomporre queste informazioni richiede un metodo: distinguere gli appuntamenti dagli obiettivi della giornata e assegnare un tempo anche al lavoro che non prevede una riunione. Una settimana piena di incontri, infatti, può lasciare poco spazio per portare a termine ciò che durante quegli incontri viene deciso. In questo sistema possono convivere strumenti diversi. Il calendario condiviso permette al gruppo di conoscere disponibilità e scadenze; la carta offre uno spazio personale per selezionare le priorità. Anche le agende personalizzate, utilizzate negli studi e distribuite ai collaboratori, possono rispondere a questa esigenza: un formato settimanale consente di osservare gli impegni nel loro insieme, mentre quello giornaliero lascia più spazio agli appunti. La scelta dipende dalle attività e dalle abitudini di chi le usa. Resta essenziale aggiornare il programma quando un impegno cambia, evitando che la versione cartacea e quella digitale raccontino due giornate differenti. Per un professionista che si sposta spesso, annotare anche i tempi di trasferimento può rendere più realistica la pianificazione. Per chi lavora su progetti, riservare alcune fasce alle attività individuali aiuta a riconoscere subito quando una nuova richiesta impone di rivedere le priorità. Ma non è tutto, perché la ricerca del Politecnico rileva una difficoltà a disconnettersi: tra gli impiegati che lavorano da remoto, il 35% sperimenta un eccesso di lavoro, contro il 30% di chi opera sempre in sede. Stabilire disponibilità e tempi di risposta richiede quindi decisioni condivise. L’organizzazione della settimana comincia dalle scadenze, ma comprende anche il momento in cui la giornata lavorativa finisce.