Ticketing Integrato: Migliora la Gestione delle Richieste con Deepser

Senza uno strumento dedicato, queste comunicazioni rischiano di perdersi o di non ricevere la giusta attenzione. Un sistema di ticketing permette di registrare, monitorare e gestire tutte le richieste in modo strutturato e tracciabile. Centralizzando le richieste provenienti da diverse fonti, assegna le attività alle persone giuste e consente di monitorarne l’avanzamento, garantendo che ogni richiesta venga gestita in modo efficiente e documentato. 

I limiti dei sistemi tradizionali e delle email

Molte aziende continuano a gestire le richieste tramite email, ma questo approccio diventa presto insostenibile. Non è chiaro chi stia gestendo o abbia già gestito una richiesta, e spesso è necessario leggere infiniti thread di conversazioni per capire a che punto si trova ogni ticket. Questo aumenta il rischio di errori, duplicazioni e attività dimenticate, riducendo l’efficienza e rendendo difficile rispettare tempi e priorità.

Inoltre, senza un sistema centralizzato, diventa complicato collegare i ticket agli asset, ai processi e agli SLA aziendali, rendendo più difficile avere una visione completa e affidabile delle operazioni quotidiane.

Perché un sistema di ticketing collegato agli altri processi aziendali fa la differenza

Un sistema di ticketing da solo può gestire le richieste, ma la sua efficacia aumenta quando i moduli della piattaforma comunicano tra loro e con altri strumenti aziendali. Questo permette di collegare automaticamente i ticket agli asset coinvolti, assegnare le attività ai team competenti e stabilire priorità basate sull’impatto reale sul business.

In questo modo, ogni richiesta viene instradata correttamente senza intervento manuale, riducendo i tempi di risposta e migliorando la tracciabilità delle attività. La comunicazione tra moduli consente inoltre di avere una visione completa delle operazioni, facilitando il coordinamento tra reparti e assicurando che nessuna attività venga trascurata.

Come ottimizzare l’uso del ticketing in azienda

Un sistema di ticketing funziona al meglio quando viene utilizzato in modo strategico, con processi chiari e regole definite. La prima regola è strutturare correttamente le categorie di ticket, in modo da distinguere chiaramente tra richieste urgenti, problemi ricorrenti e attività di routine.

Allo stesso tempo, è utile impostare regole automatiche per assegnare i ticket alle persone o ai team più adatti, basandosi su competenze e disponibilità, così da accelerare le risoluzioni.

Infine, è fondamentale monitorare le performance attraverso dashboard e report consente di individuare colli di bottiglia, valutare i tempi di risposta e ottimizzare le procedure. Avere visibilità sui dati consente ai manager di intervenire in maniera mirata, migliorando l’efficienza del supporto e la soddisfazione dei richiedenti.

Migliorare la comunicazione interna grazie al ticketing

Un sistema di ticketing ben strutturato non serve solo a gestire le richieste dei clienti, ma diventa anche un punto centrale per la comunicazione interna tra team. Quando tutte le attività vengono registrate e tracciate in un unico flusso, ogni reparto sa chi sta lavorando su cosa, quali problemi sono risolti e quali richiedono attenzione.

Deepser offre, oltre al sistema di ticketing collegato agli altri moduli della piattaforma, un portale utenti che consente a dipendenti e clienti di creare direttamente nuove richieste, monitorarne lo stato e ricevere aggiornamenti automatici. Questo aumenta la trasparenza, riduce la necessità di contatti manuali e permette ai team IT di concentrarsi sulla risoluzione delle attività, senza doversi occupare di comunicazioni disperse tra email o chat.

Conclusione

Come abbiamo visto, un sistema di ticketing efficace non serve solo a registrare le richieste, ma a gestirle in modo chiaro, tracciabile e coordinato tra i team. Con strumenti come il portale utenti, le attività vengono assegnate correttamente e monitorate in tempo reale, riducendo errori e accelerando le risoluzioni.

Investire in un ticketing integrato significa rendere l’organizzazione più efficiente e libera risorse da dedicare ad attività strategiche. Scopri come Deepser può supportare la gestione delle tue richieste aziendali richiedendo una demo gratuita.